Technical Asset Manager Administration (m/w/d)

Für unseren Kunden suchen wir eine zuverlässige, strukturierte und detailorientierte Persönlichkeit, die als administrative Unterstützung im Technical Asset Management tätig wird. In dieser Rolle begleiten Sie CAPEX‑ und OPEX‑Bauprojekte administrativ und agieren als zentrale Schnittstelle zwischen technischen Projektteams, Lieferanten sowie Finanz- und Buchhaltungsabteilungen.

Sie stellen sicher, dass Verträge, Bestellungen, Lieferantenstammdaten und Rechnungsprozesse vollständig, korrekt und gemäß den internen Vorgaben unseres Kunden abgewickelt werden.



Ihre Aufgaben



Unterstützung bei Vertrags- und Bestellverhandlungen in Zusammenarbeit mit Projektleitern

Durchführung von KYC‑Prüfungen sowie die vollständige Lieferantenregistrierung

Rückbestätigung von Bankdaten zur Identitäts- und Sicherheitsprüfung

Pflege und Verwaltung sämtlicher Lieferantenstammdaten

Sicherstellung vollständiger und korrekter Vertragsunterlagen

Erstellung und Versand von Bestellformularen an Lieferanten

Anlage von Bestellungen im ERP‑System gemäß Vollmachtenregelungen unseres Kunden

Prüfung von Budgetbezug und Genehmigungsgrenzen

Vollständige Dokumentation und aktive Nachverfolgung aller Bestellungen

Weitergabe relevanter PO‑Informationen an interne Ansprechpartner

Pflege und Aktualisierung von Projektstammdaten

Kontrolle von Dateneingaben und Sicherstellung der Datenqualität im System

Organisation digitaler Ablagestrukturen (Verträge, Rechnungen, Dokumente)

Abstimmung mit Data‑Management‑Teams zur Projekt- und Budgetanlage

Unterstützung bei Budgetzuordnungen und Budgetstrukturierungen

Mitarbeit bei Budget‑Ist‑Vergleichen und unterstützende Berichterstattung

Sicherstellung korrekter Projektcodierungen für finanzielle Zuordnungen

Unterstützung im Rechnungsworkflow inkl. Freigabeprozessen

Schnittstellenkommunikation mit Controlling, Shared Service Centern und technischen Teams

Erstellung regelmäßiger Statusupdates und Gewährleistung eines reibungslosen Informationsflusses





Ihr Profil



Abgeschlossenes Studium, z. B. in Betriebswirtschaft, Immobilienmanagement, Baumanagement oder einem vergleichbaren Bereich

Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in administrativen oder koordinativen Rollen im Bau-, Immobilien- oder Projektumfeld

Erfahrung im Umgang mit ERP‑Systemen (z. B. Microsoft Dynamics 365) wünschenswert

Grundlegendes Verständnis von Bau-, Beschaffungs- und Budgetprozessen

Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte, präzise Arbeitsweise

Hohe Kommunikationsstärke im Umgang mit verschiedenen Schnittstellen

Teamorientierte, serviceorientierte und proaktive Arbeitsweise





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