Office & Event Koordinator (Teilzeit, 20 Stunden/Woche)
Projektbewertung
Die Ausschreibung bietet einen detaillierten Einblick in die Aufgaben eines Office & Event Koordinators mit teilweise Remote-Arbeit in Köln, jedoch fehlen konkrete Angaben zum Stundensatz und genauen Einsatzbedingungen.
Rahmendaten
Start: Ab Januar
Dauer: Bis Ende März
Arbeitszeit: ca.20. Stunden pro Woche
Sprache: Deutsch und Englisch erforderlich
Remote-Anteil: 50–60?%
Arbeitsort: Köln
Projektziel
Der/die Office & Event Koordinator/in übernimmt eine zentrale Rolle in der Organisation und Unterstützung von Workshops, Meetings und Office-Prozessen. Ziel ist eine reibungslose Kommunikation und Koordination zwischen den Teams sowie ein effektives Office- und Event-Management.
Hauptaufgaben
1. Onsite Workshop Management & Unterstützung
Workshop-Koordination: Monatliche Organisation und Verwaltung von Vor-Ort-Workshops mit bis zu 50 Teilnehmenden.
Catering & Verpflegung: Organisation von Mittagessen sowie ggf. Abendessen für die Teilnehmenden.
Teilnehmenden-Management: Registrierung, Pflege der Teilnehmerlisten und zugehörige administrative Aufgaben.
Raum- & Logistikplanung: Buchung und Einrichtung von Workshop-Räumlichkeiten, Materialbereitstellung und Organisation der benötigten Ausstattung.
Materialmanagement: Vorbereitung, Verwaltung und Bereitstellung von Workshop-Materialien.
2. Meeting Management (außerhalb des Product & Tech Workstreams)
Meeting-Koordination: Planung und Verwaltung projektbezogener Meetings inkl. Terminfindung, Agenda-Erstellung und Raumorganisation.
Dokumentenmanagement: Sicherer Austausch und Verwaltung von Dokumenten zwischen Organisationen.
3. Office-Management
Arbeitsplatzorganisation: Koordination und Überwachung der Arbeitsplatzgestaltung inkl. Buchung von Besprechungsräumen während Workshop-Zeiträumen.
Besucher- & Teilnehmermanagement: Verwaltung von Besucherregistrierungen und Empfangsprozessen.
Besonderheiten
Änderungen der Arbeitspakete erfolgen einvernehmlich zwischen den Parteien.
Eine einseitige Änderung durch den Auftraggeber ist ausgeschlossen.
Die Verteilung der Aufgaben liegt beim Auftragnehmer bzw. Subunternehmer – keine direkte Zuweisung durch den Auftraggeber.
Qualifikationen
Mindestens 3-4 Jahre Projekterfahrung im Event-Management, Office-Management
Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
Proaktive und strukturierte Arbeitsweise
Erfahrung in der Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams
Fließende Englischkenntnisse und gute Deutschkenntnisse
Sicherer Umgang mit Microsoft- und Google-Tools
Grundkenntnisse in Airtable oder Bereitschaft zur schnellen Einarbeitung
Mindestens 2–3 Jahre relevante Berufserfahrung
Ich freue mich auf Ihre Bewerbung mit Ihrem aktuellen CV im Word-Format und Ihrem Stundensatz.
Melden Sie sich bitte nur per Email unter c.mertoglu(at)sthree.com